L'approche 4+1 : une formule gagnante pour communiquer les avantages sociaux L'approche 4+1 : une formule gagnante pour communiquer les avantages sociaux

Cela dit, par où commencer? L'approche 4 + 1 peut répondre à cette question. D'abord, nous avons identifié quatre moments-clés où une communication sur les avantages sociaux, aussi simple soit-elle, pourra grandement contribuer à leur compréhension et à leur appréciation. Quant au + 1… on en reparle à la fin!

On a souvent entendu que les avantages sociaux ne font pas la différence quand un candidat décide de changer d'emploi. Peut-être est-ce parce que les entreprises ne profitent pas du processus de recrutement pour vanter les mérites des régimes offerts et, surtout, pour expliquer comment ces régimes appuient la politique de rémunération.

Les professionnels chargés du recrutement parlent-ils des avantages sociaux au moment des entrevues d'embauche ? Et s'ils en parlent, de quelle façon ? Car mentionner qu'« on a un fonds de pension et un plan d'assurance » ne suffit sûrement pas pour se distinguer de la concurrence.

Sans entrer dans les menus détails, le professionnel de la gestion des ressources humaines peut présenter les régimes de retraite et d'assurance collective de manière à susciter l'engagement et l'intérêt des futurs employés. S'ils sont conçus de manière à appuyer la philosophie d'une organisation, les avantages sociaux peuvent en dire long sur la culture d'une entreprise.

Le recruteur d'une organisation ayant un régime d'avantages sociaux flexible, dans lequel l'employé peut faire son choix, pourra insister sur le caractère personnalisé de ce type d'avantages.

Si l'entreprise a un régime de retraite où l'employeur met un dollar pour chaque dollar cotisé par l'employé, cet effort concret devrait être mentionné : après tout, c'est de l'argent supplémentaire dans les poches du futur employé.

Un exercice simple : en examinant les caractéristiques des régimes, identifier trois adjectifs qui s'appliquent bien à ceux-ci : généreux, flexible, sécuritaire, etc. Il sera ainsi plus facile de synthétiser ce qu'on veut dire aux candidats.

Ça ne s'arrête évidemment pas là… Lorsque l'employé est embauché, il doit recevoir des instructions claires sur le fonctionnement des régimes et le processus d'adhésion.

Ce processus, administratif au premier abord, peut être une occasion de communiquer concrètement le montant investi par l'entreprise au nom de l'employé. Un oubli que l'on voit fréquemment : dans sa communication, l'entreprise fait ressortir le montant des cotisations et des primes payées par l'employé, mais ne glisse pas un mot de la part de l'employeur ! Si l'employé apprend qu'il paie 20 $ par mois pour sa prime d'assurance maladie, mais qu'il sait que l'employeur en paie autant ou même davantage, cela aide à avaler la pilule…

De plus, l'embauche est un moment propice pour inviter l'employé à utiliser certains outils que vous privilégiez. Vous avez mis en place un intranet ou un site Web sur les avantages sociaux ? Prenez le temps de lui en indiquer l'adresse et d'en expliquer le fonctionnement. Vous pourriez notamment ajouter l'adresse de ce site à vos lettres d'embauche, afin de bien faire comprendre qu'il s'agit de la source de renseignements prioritaire chez vous. C'est le moment ou jamais de rentabiliser votre investissement technologique : si vos employés ne sont pas à l'aise avec ces outils, ils prendront le bon vieux téléphone et… bonjour, la congestion aux ressources humaines!

Parfois, les employés ne sont pas admissibles aux régimes dès leur entrée en fonction : une période d'attente de quelques mois peut s'appliquer, selon les types d'employés, les lois en vigueur et les caractéristiques de ces régimes. Ici, la communication devient un outil de saine gestion : il faut s'assurer que les employés admissibles sont prévenus au moment propice et qu'ils ont suffisamment de temps pour remplir les formalités d'adhésion. Il faut à tout prix éviter qu'un employé ayant droit aux régimes n'y participe pas. En plus d'être frustrant, cela pourrait occasionner des plaintes de la part du personnel. Il peut être opportun de vérifier, auprès du conseiller en avantages sociaux ou du conseiller juridique, les obligations légales auxquelles sont soumis les régimes en ce qui a trait à la communication.

D'ailleurs, si le régime de retraite est enregistré au Québec, la Loi sur les régimes complémentaires de retraite oblige l'entreprise à remettre à ses employés une brochure détaillant les principales dispositions du régime dans les 90 jours de leur embauche. Et photocopier le texte du régime n'est pas suffisant, précise la loi : il faut préparer un document compréhensible et vulgarisé.

Une fois l'an, l'entreprise annonce à ses employés leur salaire pour l'année à venir. Que ce soit verbalement, par une lettre ou par un relevé de rémunération en bonne et due forme, tout le monde y passe. Encore une fois, il peut s'agir d'une occasion de mettre en valeur l'investissement de l'entreprise. Deux chiffres sont particulièrement efficaces :

• la somme payée pour l'employé en programmes de toutes sortes au cours de l'année;
• la somme totale payée pour l'ensemble des employés.

On peut inclure les primes payées pour les régimes d'assurance et de retraite, mais aussi les cotisations aux régimes gouvernementaux, les contributions au club social ou à toute autre activité, les dons de charité…

Lorsque le montant annuel investi pour les avantages sociaux est divulgué par une entreprise, la réaction est toujours la même: la surprise ! Peu d'employés sont au courant des sommes substantielles que leur employeur consacre à ce poste budgétaire. Voilà une autre manière de marquer des points.

Périodiquement (une fois l'an dans la plupart des cas), les employés ont des droits particuliers : changer leur taux de cotisation, modifier leur protection, etc. Il importe évidemment de bien communiquer à ces occasions.

En assurance collective, les primes sont presque toujours révisées annuellement. Nombre d'entreprises se contentent d'imposer les nouvelles primes à leur personnel, sans explications particulières. Résultat : les employés constatent une baisse du montant de leur chèque de paie, ne comprennent pas et risquent d'être insatisfaits… surtout si, comme ces dernières années, les primes connaissent des hausses marquées.

Un moyen efficace de gérer cet événement est d'émettre un communiqué annuel, où les principales raisons des hausses – ou des baisses – sont communiquées clairement et simplement afin de les mettre en perspective. Les employés ne demandent pas mieux que de comprendre les facteurs qui ont une incidence sur les coûts d'assurance. « Le taux d'assurance vie est en hausse de 3 % parce que l'âge moyen de nos employés a augmenté, ce qui veut dire un risque plus élevé pour l'assureur » est une affirmation simple qui aide les employés à réaliser que les primes d'assurance collective ne sont pas fixées au hasard.

C'est aussi un moment propice pour donner aux employés des conseils sur la manière de mieux utiliser le programme d'assurance collective. Les primes d'assurance maladie ont augmenté de 20 % cette année ? C'est peut-être le temps de parler des médicaments génériques, de l'écart de prix entre les pharmacies, du rôle du pharmacien ou du médecin… Ils sont à l'écoute, car leurs primes viennent de grimper ! Tout cela amènera les employés à devenir des « consommateurs avertis », même en matière de soins de santé.

Une bonne stratégie de communication des avantages sociaux, comme celle qui est proposée par l'approche 4+1, aidera l'organisation à :

• augmenter la valeur perçue de ses avantages sociaux;
• renforcer l'engagement de ses employés;
• remplir ses obligations réglementaires.

Mais pour être efficace, elle doit être répétée souvent… C'est ça, le +1 qui fait toute la différence ! Des exemples ?

• Si l'organisation a des moyens de communication interne bien établis (journal interne, intranet, communication par courriel), il ne faut pas hésiter à faire une place aux avantages sociaux afin de rappeler certains des messages des quatre moments-clés mentionnés plus tôt.
• L'entreprise tient probablement des événements annuels qui réunissent bon nombre des employés (rencontres de ventes semestrielles ou annuelles, dévoilement de résultats financiers, ateliers de formation, etc.). Il peut être de mise de profiter de ces moments pour passer certains messages sur les avantages sociaux, même si cela ne prend que quelques minutes. L'auditoire est captif : pourquoi ne pas en profiter ?
• Le service des ressources humaines reçoit la même question chaque jour, vingt fois par jour ? Il y a probablement quelque chose qui n'est pas clair. Un bref communiqué ou un courriel en réponse à cette question évitera de nombreuses pertes de temps, tout en limitant les frustrations du personnel.
• Et que dire d'un bulletin périodique uniquement sur les avantages sociaux ? Beaucoup d'entreprises l'ont fait avec succès en suscitant un intérêt nouveau pour leurs programmes.

Sans tomber dans l'abus, il y a une foule de circonstances où l'on peut faire ressortir la contribution financière substantielle des entreprises en matière d'avantages sociaux. C'est aussi simple que 4+1 !

Jean-Guy Gauthier, FSA, FICA, CRHA, est directeur, assurance collective, et Louis-Philippe Péloquin, CEBS est conseiller principal, communication chez Morneau Sobeco.

Source : Effectif, volume 7, numéro 5, novembre / décembre 2004