La facilitation : l’art de faire émerger l’intelligence collective

Introduction

Le télétravail, qu’il soit appliqué en mode hybride ou à temps plein, a été le lot de bien des équipes de travail depuis deux ans. Comment les gestionnaires et les responsables d’équipe se sont-ils assurés d’obtenir le meilleur des idées et de les faire émerger, malgré la distance physique et la dynamique des réunions en visioconférence? Comment s’y sont-ils pris pour le faire de manière efficiente? Une large partie de la réponse se trouve sans doute dans le mode de collaboration choisi au sein de leur organisation.

L’une des réponses à succès pourrait provenir de celles et ceux qui ont organisé des activités collectives, non pas simplement de team building, mais de co-construction. Celles et ceux qui, en équipe, ont discuté et débattu des meilleures façons de travailler et de développer leur organisation ont fort probablement trouvé la meilleure piste. Le médium commun : la facilitation.

Comment définir ce qu’est l’approche par la facilitation?

La racine latine étymologique du verbe faciliter signifie diminuer les difficultés. Plusieurs auteurs offrent leur propre définition de la facilitation. Résumons-la ainsi : processus d’intervention auprès d’un groupe d’employé.e.s pour l’amener à travailler ensemble vers un objectif commun. Comment? En misant sur l’intelligence collective qui se résume à la capacité d’un groupe à faire émerger et converger l’ensemble des connaissances et des capacités individuelles vers un objectif commun. Il est plus probable que les membres d’un groupe fassent émerger de meilleurs résultats que par la seule addition des résultats qu’ils auraient obtenus individuellement. Cette définition fait penser au vieil adage : « seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin ».

Travailler ensemble ou en équipe peut se décliner de multiples façons. Toute activité de groupe ne repose donc pas forcément sur les principes de la facilitation. Pour ne pas confondre certaines pratiques entre elles, voici une synthèse des rôles :

Pourquoi utiliser l’approche de la facilitation?

Que vous soyez au bureau ou en virtuel, un.e professionnel.le CRHA qui utilise les bonnes techniques de facilitation pourrait arriver à plusieurs résultats :

• Résoudre des problèmes complexes (pour lesquels les solutions sont inconnues)
• Arriver à un consensus de groupe
• Effectuer la planification stratégique d’un service
• Obtenir un alignement entre les membres d’une équipe ou d’un service
• Créer une cohésion d’équipe et développer des affinités
• Discuter de sujets importants pour le succès de l’équipe
• Prendre des décisions collectives avec toutes les parties prenantes concernées

Mais pour y parvenir, « un bon facilitateur sortira les participants de leur contexte, du stress et des tensions habituelles en créant une bulle de travail, de confiance, de bonne ambiance et de concentration »[1]

Dans la pratique, quelles sont les étapes?

Pour réussir l’animation d’un atelier de facilitation, il y a quelques règles de base à suivre.

Préparation

Une bonne animation ne doit pas être improvisée. Il faut déterminer le ou les objectifs visés, préparer le flux de l’animation et le matériel requis.

Briser la glace

Une activité dynamique en introduction permet de relever le degré d’énergie et de focaliser sur ce qui se passe « ici, maintenant ».

S’entendre sur les règles

Des règles doivent être adoptées par les membres du groupe pour assurer l’efficacité de l’activité. Le respect, l’écoute et la non-censure sont les règles les plus courantes.

Faire émerger les idées

Les participants sont invités à partager leurs idées sans censure. Une idée à la fois selon un temps prédéterminé.

Converger les idées

En sous-groupe ou grand groupe, les participants rassemblent et sélectionnent leurs idées, en font ressortir les tendances fortes pour viser la convergence.

Consigner les idées

L’ensemble des données récoltées doit être consigné dans un document qui permettra, entre autres, de bâtir un plan d’action ou un nouvel outil de gestion.

Itérations

Le résultat de l'intelligence collective est en mouvance. Les itérations servent à garder l'information toujours pertinente.

Les types de facilitation 

Il existe dans la littérature spécialisée des centaines de fiches d’animation d’atelier de facilitation. Et chacune d’elles correspond à un objectif précis. En voici un petit échantillon :

Conclusion

L’actuelle pénurie de main-d’œuvre affecte de nombreux secteurs d’activité et les organisations doivent toutes user de créativité pour permettre la poursuite de leurs opérations. L’utilisation d’une approche collaborative permet de transférer l’imputabilité de la solution, de l’outil et du plan d’action, aux parties prenantes de la facilitation, plutôt que sur l’instigateur. Les employés s’approprieront beaucoup plus facilement les nouvelles façons de faire s’ils ont contribué à les cocréer. L’approche par la facilitation est un excellent moyen de mettre les employé.e.s à contribution dans une optique d’amélioration continue et de bien-être au travail.

Bibliographie

BRUNET, E. La boîte à outils de la facilitation, Dunod, 2021

MESSINA J-C, DE SOUSA CARDOSO, C., 121 outils pour développer le collaboratif, Éditions Eyrolles, 2019