La signature électronique et l’assermentation à distance : de précieux outils en période de télétravail La signature électronique et l’assermentation à distance : de précieux outils en période de télétravail

* Le présent texte ne constitue pas un avis juridique.

Ce n’est plus un secret, la pandémie de COVID-19 a accéléré la transition vers le télétravail pour plusieurs employeurs. Par suite, de nouvelles procédures ont fait leur apparition ou sont sorties de l’ombre.

C’est dans cette optique que nous avons décidé d’aborder la signature de documents, la déclaration assermentée (autrefois appelée affidavit) et la possibilité de procéder à distance.

La signature électronique

La signature est depuis plusieurs siècles la façon d’officialiser un document, bien qu’elle ne soit pas toujours nécessaire pour lier les parties à un contrat. On la préfère car elle est la manifestation claire du consentement d’une personne. Traditionnellement, la signature se faisait sur un document tangible à l’encre humide, mais la technologie nous permet désormais de procéder d’autres manières.

Afin de mieux comprendre cette idée, il convient tout d’abord de définir la signature d’un point de vue juridique. Selon le Code civil du Québec, c’est « […] l’apposition qu’une personne fait à un acte de son nom ou d’une marque qui lui est personnelle et qu’elle utilise de façon courante […] »[1]. On constate de cette définition que la signature peut prendre plusieurs formes, qu’elle ne se limite pas à l’inscription du nom d’une personne et qu’on n’exige pas qu’elle soit faite sur un document tangible, à la main, avec de l’encre humide.

Depuis 2001, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information[2] est venue préciser que la signature pouvait être apposée selon le support de son choix[3]. Ainsi, une signature faite de manière électronique sera tout à fait valable, sauf dans les cas où la loi a prévu une forme particulière (un acte notarié par exemple). Une signature pourra donc être faite selon les manières suivantes : « […] des copies scannées de documents signés physiquement; des signatures scannées ou électroniques appliquées ou collées sur un document électronique; un nom dactylographié ou un bloc de signature; une signature créée à l’aide d’un stylet ou d’un doigt sur un écran tactile; et en cliquant sur une confirmation ou un accusé de réception électronique sur un site web […] »[4].

Parmi les possibilités que nous venons d’énumérer, certaines sont évidentes, mais d’autres sont peut-être méconnues. Lorsqu’on parle d’une signature scannée ou électronique, on peut se référer à l’option « Remplir et signer » des documents Adobe Acrobat Reader[5], couramment utilisée. Dans le cas d’un nom dactylographié, on fait référence à la simple inscription de son nom dans un document Word par exemple. Le bloc de signature fait quant à lui référence à la chaîne de blocs ou « blockchain » en anglais, qui, par sa technologie, peut constituer une signature en soi[6]. Pour la signature sur un écran tactile, on peut penser aux tablettes numériques (iPad par exemple), avec lesquelles on peut utiliser un doigt ou un crayon électronique pour inscrire du texte. En dernier lieu, le clic de confirmation est le plus souvent incarné par une case à cocher intitulée « J’accepte » ou « Confirmer » sur un site Internet.

L’assermentation à distance

Il peut arriver qu’on demande un document dans lequel une personne a fait une déclaration sous serment. Ce type de déclaration peut, entre autres, être demandé pour confirmer l’authenticité d’une copie d’un document original, pour un document fourni à la Cour, etc.

Le serment en soi est une déclaration, devant une personne autorisée par la loi[7], que les faits rapportés dans un document sont vrais. Depuis le mois de mars, le ministère de la Justice du Québec a émis des consignes permettant de procéder à l’assermentation par l’entremise de moyens technologiques que vous pouvez consulter en cliquant ici .

En conclusion

Il peut survenir des circonstances dans le cadre du travail d’un CRHA | CRIA où ce dernier aura à utiliser une signature électronique ou l’assermentation à distance. On peut par exemple penser à la signature d’un contrat d’embauche ou au dépôt d’une déclaration sous serment au tribunal dans un cas de congédiement, parmi tant d’autres.

Il est intéressant de savoir que des alternatives aux procédés traditionnels existent et qu’elles peuvent ainsi enrichir la trousse à outils du CRHA | CRIA dans le cadre de l’exécution de ses fonctions à distance. En cas de doutes sur l’application des mesures dont nous venons de discuter, il sera toujours pertinent pour le professionnel de consulter un avocat ou un notaire afin d’obtenir des précisions et d’agir dans les limites de ses compétences (article 4 du Code de déontologie).