L’Office des professions a récemment approuvé un règlement déposé par le conseil d’administration de l’Ordre ayant pour objet de permettre la détention des sommes par des CRHA et CRIA. Ce nouveau règlement permet de demander, sous certaines conditions, des avances de sommes aux clients faisant appel aux services d’un professionnel agréé.
Les avances de sommes n’ont pour objet que de permettre le paiement d’honoraires ainsi que le remboursement des débours nécessaires pour l’exercice des services professionnels convenus. Le CRHA et CRIA ne peut pas utiliser cette somme à d’autres fins que celles pour lesquelles elles lui ont été remises. La somme demandée à un client ne pourra pas excéder dix mille dollars.
Émission d’un reçu
L’utilisation des sommes devra être convenue à l’avance avec le client. C’est pourquoi dans une offre de service, il est recommandé de préciser quels seront le cadre et les modalités d’utilisation des sommes avancées au professionnel.
Dès réception de la somme, un reçu doit être remis. Celui-ci doit être détaillé et conforme au règlement. Il indiquera les noms et coordonnées du client et du professionnel, le montant, la fin pour laquelle la somme est reçue, les signatures ainsi que les références comptables.
Toute somme reçue doit être déposée dans un compte ouvert à son nom ou à celui de l’entreprise où il exerce sa profession dans un établissement financier canadien régi par la loi.
Utilisation des sommes
Les sommes reçues ne peuvent être utilisées que de deux manières : soit pour payer des honoraires dus pour des services convenus d'avance et pour lesquels une facture a été produite ou pour payer des dépenses effectuées dans le cadre de services professionnels convenus. Le professionnel doit retourner les sommes non utilisées au terme d’une période de douze mois.
Obligation de tenir un registre
Le professionnel CRHA ou CRIA qui désire se prévaloir de ce règlement devra tenir un registre dans lequel sera indiqué le détail de chaque transaction en lien avec la réception, le retrait et l’utilisation des sommes. Le professionnel sera toujours personnellement responsable de la bonne tenue de ce registre ainsi que de la conservation de toutes les pièces comptables qui sont liées. Il en assure l’intégrité, la confidentialité et la sécurité.
Déclaration obligatoire
Chaque année, le professionnel produira une déclaration obligatoire auprès de l’Ordre sur laquelle le professionnel agréé indiquera s’il détient, ou s'il a détenu, des sommes en vertu de ce règlement. De plus, la vérification des registres sera effectuée lors des visites d’inspection professionnelle.
Procédure d’indemnisation de l’Ordre
Afin de permettre aux CRHA | CRIA de détenir des sommes pour le compte d’un client dans le cadre de l’exercice de leur profession, un mécanisme de protection du public a dû être mis en place. L’Ordre a ainsi adopté un règlement sur la procédure d’indemnisation en cas d’appropriation des sommes par le professionnel. Ce règlement permet à toute personne d’être indemnisée dans le cas où elle aurait confié des sommes à un CRHA | CRIA et que ce dernier les aurait utilisées à des fins autres que celles prévues au Règlement sur la détention de sommes. Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter le Règlement sur la procédure d’indemnisation .
Pierre-Alain Rey, CRHA, est responsable de l'inspection professionnelle et de l'encadrement de la pratique professionnelle à l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Les informations contenues dans le présent texte doivent être utilisées à titre de référence pour mieux vous guider dans l’amélioration et le maintien de saines pratiques professionnelles. Il ne s’agit pas d’un avis juridique, seul le texte de loi en faisant foi : http://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/C-26,%20r.%2083.1%20/
